Les erreurs des entrepreneurs se trouvent souvent dans la gestion du temps et des priorités. Avec notre monde ultra-connectés et les notifications qui défilent sans cesse sur votre montre, vous êtes de plus en plus defocus et de moins en moins efficient dans vos tâches.

La gestion du temps et des priorités est donc un défi majeur pour les entrepreneurs, qui doivent jongler entre de nombreuses responsabilités.

Oui mais pourquoi cet épisode dans le Podcast de l’Oncle Ben ? Car j’ai remarqué des similarités sur la gestion du temps des entrepreneurs successfull (certe c’est une notion relative mais on va y revenir).

Cet épisode sur la gestion du temps et des priorités est principalement à destination des freelances qui ont besoin de capter l’attention dans un monde où elle devient rare. On parle d’ailleurs d’économie de l’intention, ça n’est pas pour rien.

Aussi, certains auditeurs me disent qu’il manque parfois les difficultés rencontrées par les entrepreneurs dans les Podcasts qu’ils écoutent et bien allons-y sur mes difficultés rentrées dans notre monde.

La gestion du temps fait justement partie de mes difficultés, et ce, de la faute de ceux qui me la volent. Alors plutôt que de paraître hautain en société je me suis amusé à enregistrer cet épisode.

La gestion du temps et des priorités de l’Oncle Ben face aux voleurs de temps

1. Mais déjà c’est quoi réussir pour un entrepreneur ?

1.1 Les 5 pourquoi.

J’aime bien dire qu’avec 5 pourquoi on résout 80% des problèmes car en posant la question « Pourquoi ? » cinq fois de manière consécutive, on arrive généralement à comprendre l’origine profonde d’un dysfonctionnement, au-delà des symptômes apparents. Sans cette méthode, on peut facilement proposer des solutions qui ne s’attaquent qu’aux effets visibles d’un problème, plutôt qu’à la vraie cause.

Supposons que votre site web de e-commerce tombe en panne :

• Pourquoi le serveur s’est-il arrêté ?
  → Parce que le site internet a surchauffé.
• Pourquoi a-t-il surchauffé ?
  → Car j’ai eu un fort trafic ponctuel suite à un passage à la télé et parce que le système de refroidissement ne fonctionnait pas sur ce type de serveur.
• Pourquoi le système de refroidissement ne fonctionnait pas ?
  → Parce que les ventilateurs ne sont pas adaptés à autant de visite et donc de chauffe.
• Pourquoi ça n’est pas adapté ?
  → Car la formule de serveur choisie à petit prix est dédiée à des sites internets qui se lancent.
• Pourquoi ai-je souscrit à cette formule plutôt qu’à une offre adaptée ?
  → Parce que j’ai voulu prendre le moins cher et faire des économies.

Résultat : pour des économies courts termes, j’ai perdu un CA potentiel important suite à une augmentation de traffic.

La méthode des 5 pourquoi permet ainsi d’identifier les problèmes sous-jacents qui sont souvent négligés, et c’est pourquoi elle permet de résoudre 80 % des problèmes de manière durable.

Alors qu’est-ce que la réussite selon l’oncle Ben ? Pour moi la réussite c’est la liberté de choisir ce que l’on veut faire et cela passe avant tout par la gestion du temps et des priorités.

Je préfère du temps libre plutôt que de l’argent. Avec une bonne gestion du temps, j’essaie en permanence d’agrandir ma zone de confort liée au temps libre sans pour autant chercher à être rentier pour ne plus avoir de challenges et de contraintes.

Je ne cherche pas à arrêter de travailler en tant que tel. Par exemple la pêche est l’un de mes hobby avec le sport. Je n’ai pas envie de faire un IronMan maintenant ni d’aller tous les jours à la pêche. Par contre, monter une muse dans la pêche oui et je dois pouvoir le faire sans avoir le sentiment d’être déjà full.

« le temps c’est de l’argent”

mais il y a toujours 2 façons de le voir, c’est soit d’une logique capitaliste ou chaque temps libre permet de produire davantage, soit la logique « slowlife » comme je l’ai expérimenté en Thaïlande en tant que digital nomad et qui permet d’avoir davantage de temps libre synonyme de liberté pour moi.

J’aime parler de la flexiliberté.

Donc quand on me vol du temps, ce sont des moments au bord de l’eau ou avec mes enfants et ma femme que l’on me me vole qui ont plus de valeur que de l’argent donc !!

Je le répète donc en conclusion, le temps à plus de valeur que de l’argent pour moi c’est ce qui amène mes difficultés face aux voleurs de temps.

On peut le voir dans l’autre sens, est-ce que ces personnes accepteraient que je leur vole de l’argent ??

La gestion du temps et des priorités va donc bien au-delà une recherche d’efficience dans nos tâches d’entrepreneurs. 

1.2 Les typologies de personne.

Il existe plusieurs typologies de personnes face à la gestion du temps et des priorités : d’un côté, les stressés, et de l’autre, ceux qui vivent “à l’arrache” et dont les autres finissent souvent par rattraper les erreurs. Attention toutefois, car le mindset d’un entrepreneur et celui d’un salarié sont radicalement différents. Parfois, il faut éduquer son interlocuteur sur les réalités entrepreneuriales, notamment en ce qui concerne les charges et responsabilités.

L’entrepreneur, en fait, fait tourner le monde ; tandis qu’un salarié, lui, peut souvent se déconnecter à 17h sans le même souci constant de performance et de responsabilité. Mais quel que soit le why ou le mindset, il y a des dénominateurs communs que j’ai observés chez ceux qui réussissent dans la gestion du temps. Il faut donc s’attarder sur les pratiques de ces entrepreneurs à succès.

1.3 Heureusement avec les voleurs de temps, le monde s’équilibre toujours.

Dans cette partie je vous parle de ma règle que j’applique depuis toujours :

chaque personne perd ou gagne des points dans mon esprit

Cela me permet de ne pas me disputer avec mes interlocuteurs qui gèrent mal leur temps. Pour moi le destin règle la suite des choses grâce au Karma.

A mes débuts avec la gestion du temps et des priorités, j’étais un peu “trop bon trop con” comme on dit.

Exemple typique dans la création graphique ou le montage vidéo. La plupart des freelances se font abuser par les entreprises qui les embauchent et c’est une vraie erreur 100% perdante chez les entrepreneurs que ça soit du côté client ou prestataire.

Aujourd’hui, j’aime dire qu’il vaut mieux un trou qu’un con dans nos relations, idem pour le CA avec nos clients, il vaut parfois faire une croix sur un CA potentiel plutôt que courir après un client qui va nous épuiser. Cela s’en ressentira sur notre qualité de service auprès des autres clients.

Pour l’anecdote, il m’est même arrivé de conseiller des concurrents mieux placés, ça marche à tous les couts.

“Il est moins cher et il fait du bon boulot, allez-y”.

La bienveillance reste la meilleure des réponses quand on a pas envie de prendre un marché. Si votre interlocuteur est intelligent il comprendra le nouveau rapport de force qui va en votre faveur et il n’hésitera pas à se soumettre à vos exigences de freelance qui fait de la qualité.

Conclusion : c’est pour cela que les meilleurs freelances travaillent avec les meilleurs clients et ainsi les riches deviendront encore un peu plus riches pendant que les pauvres resteront entre eux.

Si vous vous sentez « voleur de temps », vous pouvez encore changer pour réussir et améliorer la gestion de votre temps et de vos priorités. Voyons quelques cas de figure dans une deuxième partie.

2. Les cas de figures qui m’énervent

En termes de gestion du temps et de priorités, voici la liste de ce qui m’énerve actuellement. Cela engendre des pertes de point à chaque fois. À l’inverse, si vous les évitez tous, vous allez cartonner en tant qu’entrepreneur.

2.1 Les exemples de perte de temps en B to C

J’aime une petite activité de loueur de véhicule en muse et il arrive que le client triche en ne refaisant pas complètement le plein. Mais qui paye le temps que je vais passer à aller à la pompe par exemple ? Et bien ce sont les autres clients. Même principe que les impôts d’un village que les habitants vont devoir payer suite aux dégradations de leurs enfants. Beaucoup de gens ne pensent pas à cela.

Il ‘m’arrive de proposer le rendez-vous à notre atelier quand un client vient chercher sa commande. Et bien même quand ils réservent en ligne avec réception de la confirmation automatique et bien je reçois quand même un sms pour savoir si j’ai bien reçu la demande. Pourquoi multiplier les canaux et les messages ? Cela m’anerve au plus haut point. On s’étonne après que les gens sont toujours sur le téléphone portable.

Même chose lors de la réception d’un paiement par virement ou chèque, on me demande un mail quand je reçois ce paiement. Mais pourquoi je dois ajouter cela à ma charge mentale ? Si vous payez par chèque, vous savez que le vendeur enverra votre commande à sa réception.

Posez-vous plutôt la question : que peut-il se passer dans le pire des cas ? Le chèque se perd ? Il ne peut pas être tirés par quelqu’un d’autre.

Avec les 5 pourquoi, il se peut simplement que vous soyez stressé et voyez le risque partout, alors il faut simplement adopter un mode de paiement qui vous correspond davantage et tout ira mieux. Ça n’est pas au commerçant de subir votre stress. Je sais que cette façon de penser peut surprendre les anciennes générations mais c’est pour moi le seul moyen de ne pas se tuer au travail et de pouvoir vivre de son activité lorsqu’on vend un produit.

Parfois on me demande de « prévenir quand ça rentre en stock » alors qu’il suffit de regarder l’état de stock sur notre site web.

Allez chercher l’information quand vous avez besoin plutôt qu’attendre qu’on vous la pousse et vous vous en sortirez grandis.

Si vraiment j’ai besoin de « ce client chiant » pour vivre alors je trie ces mails dans un dossier pour faire un emailing plus tard. Encore une fois cette philosophie fonctionne quand votre produit est super et que les gens se l’arrachent.

2.2 La gestion du temps en B to B

Lorsque j’aide les entrepreneurs avec mes coaching,  je perd beaucoup de temps à gérer des problèmes sans valeur comme écrire au webmaster pour qu’il me valide la propriété du nom de domaine via la Google Search Console par exemple alors que ça pourrait être fait en amont et ainsi faire baisser le prix du coaching pour tout le monde.

Comme moi, chacun a ses consultants gratuits dans son entourage, c’est normal je comprend. Mais pour ma part quand je sollicite certains « voleurs de temps » ils ne sont jamais réactifs, il faut relancer sans cesse. C’est une caractéristique des voleurs de temps que j’ai remarqué. Ils volent beaucoup de temps aux autres car ils manquent de rigueur dans la gestion du temps et des priorités. C’est ainsi qu’ils perdent des points dans ma tête et qu’ils finiront pas être écartés. C’est triste.

Je fais le même constat avec certains clients ou fournisseurs. Sous prétexte que je suis leur prestataire de service, ils me coupent à toute heure. C’est d’ailleurs pour cela que je ne cherche plus des clients « high ticket » comme on dit. Je préfère plusieurs missions ponctuelles avec le même client pour cloisonner au maximum. Sinon la mission de freelance se transforme vite en contrat CDI déguisé.

Quand je dis à quelqu’un que je le tiens informé d’une action qu’il attend, je m’y tiens inutile de me demander tous les 2 jours. En étant coupé on avance moins vite et ce même client vera son travail réalisé plus tard qu’il aurait pu le recevoir, c’est dommage n’est-ce pas ? Une fois de plus, c’est délétère pour lui et les autres clients, ça tire tout le monde vers le bas. Là encore le voleur de temps est perdant, pour ma part il va perdre des points et je finirais pas ne plus travailler avec lui.

Même constat avec les mails client du style “ou en est ma commande” alors que dans 99% des cas, le client a accès à l’information soit via les délais de livraison annoncés, soit via un numéro de tracking, etc. Cette question anodine ralentis un peu plus le processus de fabrication.

Ches les sales et freelances qui prospectent, le classique est d’entendre « peut-on s’appeler ça sera plus facile pour échanger » ou alors, ils envoient leur Calendly alors que je n’ai rien demandé.

Autre sujet que je rencontre y compris avec les amis c’est la copie d’écran plutôt que le lien de partage, vous savez le collègue qui vous demande d’acheter telle chose ou d’aller voir telle information. Une fois sur deux je mets de côté et n’irai jamais voir. Comme dans l’acte d’achat, il s’agit d’une friction qui risque de faire perdre l’attention de votre interlocuteur juste parce que vous avez la flemme de trouver le lien de partage. Dans ce cas de figure encore, vous perdez des points et j’aurai moins envie de travailler avec vous.

Mon notaire qui entame une nouvelle discutions dans les mails à chaque échange, sans historique, je ne sais pas toujours de quoi il s’agit.  Là encore Il perd des points pour un prochain achat lorsque j’aurai besoin d’un notaire.

3. Comme déterminer la valeur de votre temps ?

3.1 Quelle philosophie dans la gestion de votre temps.

Pour vous aider à la gestion du temps et des priorités, il faut avoir une idée précise de ce que coute « une heure de vous-même ». J’ai donc pris l’exemple d’un outil révolutionaire comma la pelleteuse pour creuse un trou. Quand vous êtes freelance vous faites le choix d’investir dans la connaissance et dans les bons outils pour être performant n’est ce pas ? Alors si vous avez une pelleteuse qui vous permet de creuser 50 fois plus vite qu’à la main, doit-on être 50 fois moins cher que le collègue qui creuse encore à la main ?

Et bien aujourd’hui c’est la même chose avec Semrush ou le dernier logiciel IA dans lequel vous avez investi. Hier c’était déjà le cas avec les raccourcis claviers que j’avais appris pas cœur pour faire des montages photos ou vidéos 5 fois plus rapidement.

Chat GPT par exemple permet d’aller 10 fois plus vite, je ne vais pas l’utiliser pour produire 10 fois plus mais pour augmenter la qualité du service en consacrant mon énergie à aller plus en profondeur. Certains freelances scale avec ça, moi je préfère garder ou améliorer la qualité à prix égal et ainsi faire davantage de marge pour avoir plus de temps libres.

C’est la différence entre l’hyper croissance et la croissance naturelle. Concept dont je parlerai souvent sur mon Podcast d’entrepreneurs.

3.2 Première étape : juger son travail à sa juste valeur et sans tricher.

Commencer par estimer la valeur de votre temps suivant la moyenne que l’on constate sur le marché puis pensez à la possibilité de scaler. Il faut parfois abandonner un projet si la cible que vous vous êtes fixées par rapport à cette moyenne n’est pas possible.

Pour ma part je fais toujours une moyenne de mes activités. Certains business me permettent de gagner parfois jusqu’à 1000€ de l’heure mais je ne veux pas me la raconter sur les réseaux que c’est mon taux horaire car ça serait mentir.

A l’heure ou je vous parle ma moyenne est approximativement à 100€ de l’heure. Alors quand je devise une prestation je dois donc faire le job avec le temps imparti. Parfois je suis à 20€ de l’heure pendant plusieurs semaines mais ensuite je monte à 150€ de l’heure avec le scale que je met en place. Ça peut énerver mes collègues mais je reste comme ça et le tout s’équilibre bien.

Pour ceux qui aiment négocier bêtement à la Française, j’adopte la stratégie Chinoise qui fait baisser la qualité du produit au fure et mesure que le client exige une baisse de prix. C’est comme ça qu’on fait des raccourcis rapide sur « made in China = mauvaise qualité ».

J’avoue qu’il y a qu’en étant indépendant qu’on peut faire cela car dans l’entreprise, si vous progressez, rare sont celles qui vous laissent partir avant les autres, ce qui tire malheureusement le collectif vers le bas.

À l’inverse j’ai eu des patrons qui se servaient des réussites des uns en matière d’efficience pour motiver les autres à s’organiser davantage. Ma pause sport chez Decathlon par exemple, ça rendait jaloux malgré mes réussites.

Chez Decathlon on était à 250€ CA/h en productivité. Si on prend 25% de marge cela fait 63€ de l’heure. Perso j’embauchais davantage pour me libérer du temps car ma productivité était plus élevée que celle des collègues. Si je ne le faisais pas, la productivité de l’année suivante serait plus haute et celles des collègues moins bien organisés plus basses.

Bref, souvent les freelance sont rarement à l’aise de demander 50€ de l’heure mais c’est oublier qu’il y a pleins d’heures qui ne rapportent pas d’argent.
Quid de la veille concurrentielle et informationelle, de la réponse aux messages, du plein de votre voiture, etc. Un salarié lui est payé même s’il ne crée pas de valeur.

Pour vous donner quelques infos, être 50€/heure c’est déjà bien en tant que junior mais ça doit vite devenir un minimum. Sachez que la moyenne est à 500€-600€ de Taux Journalier Moyen (TJM) c’est d’ailleurs ma cible sur mes activités de freelance notamment quand je dispense des formations chez les entrepreneurs.

4. Quel comportement adopter ?

4.1 Dans votre vie de tous les jours.

Commencez par prendre soin de vous et vous comporter à la juste valeur de vos ambitions. Chouchoutez les meilleurs. Je paye parfois davantage que ce qu’on me demande. Un exemple avec les mots de passe, j’investis 30 sec de temps pour en gagner 10 fois plus sur le Long terme. J’utilise l’application gratuite Bitwarden ou un simple calepin pour noter les mots de passe et être efficace.

Est-ce que j’aurai osé demander mon mot de passe à un supérieur dans ma carrière, je serais passé pour un amateur !! Pourtant je connais des chefs d’entreprise qui sont comme ça. Sur un poste à responsabilité, même avec un collègue, vous perdez en crédibilité et vous sortez du game.

Mettre son téléphone en « ne pas déranger ». C’est ce qui revient le plus chez les entrepreneurs successfull. En paramétrant ce mode sur son téléphone, on peut mettre une notif lors de « 2 appels en moins de 15min » ou une notif pour les numéros favoris uniquement. Pour ma part si le numéro n’est pas dans le répertoir, il ne sonne pas.

J’aime beaucoup Ugo Bentz ou Jeremy Kohlman sur ces points, ce sont toujours les même choses qui reviennent.

Vous pouvez vous renseigner sur la Matrice d’Eisenhower qui est intéressante dans la gestion de vos tâches et vos priorités. 

4.2 Les agendas connectés pour vous aider à gérer vos priorités

Lors d’une prospection ou d’une sollicitation, proposez toujours 3 créneaux dès les premiers échanges dont une possibilité d’appel de suite.

Partage votre calendrier via des outils comme Calendly pour éviter les échanges de mails à n’en plus finir. Chez Décathlon les chefs de marque ou les haut placés me répondaient souvent “Je te laisse me caler un rdv” dans mon agenda. Il n’y avait pas de mails du style « tu es disponible comment la semaine prochaine ? »

Dans les petits conseils que je vous donne c’est permettre de modifier l’event dans “Autorisations des invités” à droite sur Google Agenda. Encore mieux, envoyer le lien pour que les gens ajoutent s’ils le souhaitent uniquement. Pour cela aller dans “publier l’événement” à faire une fois l’event créé uniquement.

Autre chose, n’envoyez pas d’invitation si vous avez la personne en visio ou au téléphone, pourquoi le polluer par un email supplémentaire. S’il est invité le rendez-vous sera bien dans son agenda même si vous mettez « ne pas envoyer l’invitation ».

4.3 La gestion du temps avec les autres

Personnellement je préfère donner davantage aux meilleurs freelances pour les chouchouter et leur donner envie de bosser avec moi. J’essaie de déranger le moins possible les gens. Sur les sujets non urgents, je fais bosser le freelance “entre ses autres clients”. Je préfère qu’il prenne son temps et qu’il délivre la meilleure qualité possible.

Enfin, sachez que l’empathie est l’un de mes secrets de réussite actuellement. Le monde change et je compte bien en tirer davantage partis.

Conclusion

En matière de gestion du temps et des priorités, le monde des entrepreneurs se divise souvent en deux.

Les artistes et les gestionnaires ou alors les fabricants et les commerçants.

Il y a les gens efficaces et les voleurs de temps. Les plus efficaces sont focus et ils ont compris que pour l’être il ne faut pas être coupés et donc ne pas couper les autres. En arrêtant de voler du temps aux autres, vous en gagnerez à coup sûr.

J’espère que cet article vous a plus. Un petit message ou un commentaire me fera plaisir.